Таск үүсгэх

Таск нь багийн ажлыг нэг дороос зохион байгуулах, ажил үүсгэх, хуваарилах болон төслүүдийг удирдах зориулалттай хэрэгсэл юм. Таск цонх нь ажилтнуудын ажлын явцыг хянах, дуусах хугацааг удирдах, үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, мөн ажлын талаар чат хэсэгт хэлэлцэх боломжийг олгодог.

Энэ нийтлэлд:

• Таск үүсгэх
• Үндсэн тохиргоо
• Оролцогчдыг нэмэх
• Таскыг бүрэн ашиглах

Веб хувилбар

Tasks and Projects хэсгээс Tasks-ийг сонгоод Create товчийг дарна. Ингэснээр таск үүсгэх жижиг цонх нээгдэнэ.

Танд таск үүсгэх хоёр аргыг санал болгож байна. Үүнд:

• Short form. Хурдан бөгөөд энгийн даалгавар үүсгэхэд тохиромжтой. Зөвхөн үндсэн мэдээллийг агуулна: гарчиг, тайлбар, гүйцэтгэгч, эцсийн хугацаа. Шаардлагатай тохиолдолд файл, checklist нэмж, төсөлтэй холбох боломжтой.
• Detailed form. Нэмэлт тохиргоо шаарддаг даалгаварт тохиромжтой. Жишээлбэл, ажиглагч болон оролцогч нэмэх, сануулга тохируулах зэрэг нэмэлт параметрүүдийг тохируулах боломжтой.

Дэлгэрэнгүй таск үүсгэхийн тулд дараах 3 алхмыг дагана уу. Үүнд:

1. Үндсэн мэдээллийг бөглөнө. Таскын гарчиг, тайлбар болон дуусах хугацааг оруулна.

Гарчиг (Title). Энэ нь хариуцагчийн таск жагсаалтад хамгийн түрүүнд харагдах мэдээлэл юм. Гарчиг нь ямар ажил хийх шаардлагатайг ойлгомжтой, товч илэрхийлэх ёстой. Зөвхөн гарчгийг харахад л тухайн таскын зорилго ойлгогдохоор байвал тохиромжтой.

Тайлбар (Description). Ажлын зорилго, хийх шаардлагатай зүйлс болон хүлээгдэж буй үр дүнг товч тайлбарлана. Өөрөөр хэлбэл, юу хийх, яагаад хийх, үр дүнг ямар хэлбэрээр хүлээлгэн өгөх зэрэг мэдээллийг оруулна. Шаардлагатай бол CoPilot-ийг ашиглан тайлбарыг илүү цэгцтэй болгох, найруулгыг сайжруулах эсвэл checklist болгон хөрвүүлэх боломжтой.

Дуусах хугацаа ба таскын тохиргоо (Deadline and task settings). Таскыг дуусгах огноо болон цагийг тохируулна. Урьдчилан санал болгосон хугацаанаас сонгох эсвэл хуанлинаас хүссэн огноо, цагийг сонгож болно.

Deadline-ийн хажууд байрлах Settings (⚙️) дүрс дээр дарж, үр дүн болон дуусах хугацааг хянахтай холбоотой нэмэлт тохиргоонуудыг идэвхжүүлнэ.

• Require approval upon completion — Энэ тохиргоог идэвхжүүлснээр хариуцагч таскыг дуусгасны дараа үүсгэсэн хэрэглэгч рүү автоматаар хянагдахаар буцаж очно. Үүсгэсэн хэрэглэгч дараах сонголтуудын аль нэгийг хийх боломжтой. Үүсгэсэн хэрэглэгч ажлын үр дүнг батлах эсвэл засварлуулахаар буцаах боломжтой. Хэрэв үүсгэсэн хэрэглэгч болон хариуцагч нэг хүн бол хянагдахаар буцаж очихгүй. Мөн администратор, үүсгэсэн хэрэглэгчийн удирдлага болон хариуцагчийн удирдлага нь таскыг дууссан гэж тэмдэглэх болон батлах эрхтэй.
• Set default deadline for all new tasks — Бүх шинэ таскд үндсэн дуусах хугацаа (Deadline) тохируулна. Жишээлбэл, ажлын 5 хоног гэсэн хугацааг үндсэнгээр тохируулж болно. Ингэснээр шинээр үүсгэх бүх таскд энэ хугацаа автоматаар хэрэглэгдэх бөгөөд дуусах хугацааг орхигдуулах эрсдэлийг бууруулж, тухайн талбарыг гараар бөглөх шаардлагагүй болно.
• Assignee can change deadline — Энэ тохиргоог идэвхжүүлснээр хариуцагч (Assignee) нь таскын дуусах хугацааг (Deadline) өөрчлөх боломжтой болно. Мөн өөрчлөлт хийх шалтгааныг заавал оруулах тохиргоог идэвхжүүлэх, түүнчлэн эцсийн хугацааг (Deadline) өөрчлөхийг огноо эсвэл өөрчлөх давтамжаар хязгаарлах боломжтой.
• Skip weekends — Хэрэв дуусах хугацаа (Deadline) нь амралтын өдөр эсвэл бүх нийтийн амралтын өдөр таарвал, таскын хугацааг байгууллагын ажлын хуваарийн дагуу дараагийн ажлын өдөр болгон автоматаар шилжүүлнэ.
• Auto complete task when all subtasks are completed, and vice versa — Энэ тохиргоог идэвхжүүлснээр бүх дэд Task (Subtasks) дуусмагц үндсэн Task автоматаар дууссан төлөвт шилжинэ. Мөн үүний эсрэгээр, үндсэн Task-ийг дууссан гэж тэмдэглэхэд түүнд харьяалагдах бүх дэд Task мөн Bitrix24-д автоматаар дууссан төлөвт шилжинэ.

2. Оролцогчдыг нэмэх. Таск дээр хэд хэдэн оролцогчийн үүргийг тохируулах боломжтой. Ингэснээр хэн ажлыг гүйцэтгэх, хэн туслах, хэн ажлын явц болон үр дүнг хянах зэргийг тодорхой зааж өгнө.

• Creator — Таскыг үүсгэж, бусдад хуваарилан, гүйцэтгэлийн үр дүнг хянаж баталгаажуулагч. Таскыг үүсгэсэн хэрэглэгч Creator болдог.
• Assignee — Таскыг гүйцэтгэх үндсэн үүрэгтэй хэрэглэгч. Нэг таск зөвхөн нэг хариуцагчтай байна. Хэрэв хэд хэдэн хариуцагч сонговол Bitrix24 нь хэрэглэгч бүрт тусдаа таск үүсгэх бөгөөд Creator-д эдгээр нь холбоотой таск (Linked tasks) хэлбэрээр харагдана.
• Participants — Хариуцагчтай хамтран таскыг гүйцэтгэхэд оролцдог хэрэглэгчид.
• Observers — Таскын явцыг хянах, сэтгэгдэл болон хавсаргасан файлуудыг үзэх боломжтой боловч таскыг гүйцэтгэх ажилд шууд оролцдоггүй.

Task-д Participants (Оролцогчид) болон Observers (Ажиглагчид)-ыг нэмэхийн тулд доод хэсэгт байрлах нэмэлт тохиргооны (Additional options) хэсгээс холбогдох талбаруудыг сонгоно.

Ажилтан таск үүсгэхдээ үүсгэгч (creator)-ээр өөр хэрэглэгчийг сонгож болох боловч тухайн ажилтан хариуцагч (assignee)-аар автоматаар тохируулагдана. Зөвхөн администратор өөр ажилтны өмнөөс таск үүсгэж, үүсгэгч (creator) болон хариуцагч (assignee)-ийг хүссэнээрээ тохируулах боломжтой.

3. Нэмэлт боломжуудыг ашиглах. Task-ийн дэлгэрэнгүй үүсгэх цонх нь ажлыг илүү үр дүнтэй зохион байгуулах, холбогдох материалуудыг нэг дор хадгалах, мөн ажлын явц болон үр дүнг хянахад зориулсан төрөл бүрийн нэмэлт боломжуудыг агуулдаг.

• Task status summaries — Таскын гүйцэтгэлийн үр дүнг тусдаа хэсэгт тэмдэглэх боломжтой. Ингэснээр үр дүн нь сэтгэгдлүүдийн дунд алдагдахгүй бөгөөд Task амжилттай дууссан эсэхийг хурдан шалгах боломжтой.
• Files — Баримт бичиг, зураг болон бусад шаардлагатай файлуудыг таскд хавсаргах боломжтой. Бүх оролцогчид файлын хамгийн сүүлийн хувилбартай ажиллах бөгөөд хийсэн өөрчлөлтүүд Drive-тай автоматаар синк хийгдэнэ.
• Checklists — Таскыг жижиг алхмуудад хувааж, дэд зүйлс нэмэх, хариуцагч оноох, мөн файл хавсаргах боломжтой. Шалгах жагсаалт нь ажлын явцыг хянах, гүйцэтгэх шаардлагатай зүйлсийг алгасахгүй байхад тусалдаг.
• Projects — Таскыг ажлын хэсэг эсвэл төсөлтэй холбож, түүнтэй холбоотой бүх таск болон материалыг нэг дор төвлөрүүлэн удирдах боломжтой.
• Participants, Observers — Таскыг гүйцэтгэхэд туслах эсвэл явцыг нь хянах шаардлагатай ажилтнуудыг нэмнэ. Participants ажлын тодорхой хэсгийг гүйцэтгэдэг бол Observers таскын явцыг бүрэн харах боломжтой.
• Flow — Хэлтэс бүрийн Flow-г ашиглан ижил төрлийн таскуудыг ажилтнуудад автоматаар хуваарилж, удирдлагын ажлын ачааллыг бууруулна. Жишээлбэл, "Гэрээ хянах" төрлийн бүх таскыг хууль, эрх зүйн хэлтсийн Flow руу автоматаар илгээж, ажилтнуудад хуваарилж болно.
• Tags — Таскуудыг сэдэв, ангиллаар нь бүлэглэж, жагсаалтаас шаардлагатай таскыг хурдан шүүж олох боломжтой.
• Reminders — Хариуцагч (assignee), Үүсгэгч (creator) эсвэл Оролцогчид (participants)-д зориулан сануулга тохируулж, таскыг хугацаанд нь гүйцэтгэхэд тусална. Жишээлбэл, менежер тайлан бэлтгэхийн тулд дуусах хугацаанаас 3 цагийн өмнө сануулга тохируулж болно.
• CRM items — Таскыг Deal, Lead, Contact, Company зэрэг CRM бүртгэлүүдтэй холбож, хэлтэс хоорондын хамтын ажиллагааг нэгтгэн зохион байгуулах боломжтой. Жишээлбэл, борлуулалтын менежер нягтлан бодох бүртгэлийн ажилтанд "Нэхэмжлэх бэлтгэх" таск үүсгэж, тухайн таскыг тодорхой Deal-тай холбож болно.
• Parent task — Хэрэв тухайн таск нь илүү том ажлын нэг хэсэг бол үндсэн тасктай холбож болно. Ингэснээр ажлын уялдаа холбоо, ерөнхий агуулгыг ойлгоход хялбар болно. Жишээлбэл, "Урамшууллын аян бэлтгэх" үндсэн таск нь дизайн гаргах, эрх зүйн хяналт хийх, кампанит ажлыг бэлтгэх зэрэг дэд таскуудтай байж болно.
• Subtasks — Үндсэн Task-ийг бие даан гүйцэтгэх үе шатуудад хуваахын тулд дэд Task үүсгэнэ. Жишээлбэл, "Арга хэмжээ зохион байгуулах" Task-д "Байршил захиалах", "Хөтөлбөр бэлтгэх", "Оролцогчдыг бүртгэх" зэрэг дэд Task үүсгэж болно.
• Linked tasks — Ажлын дараагийн үе шат хэзээ эхлэхийг харуулахын тулд таскуудыг хооронд нь холбоно. Ингэснээр ажлуудын хамаарлыг хялбархан харах боломжтой. Жишээлбэл, "Сурталчилгааны кампанит ажил эхлүүлэх" таскыг "Баннер бэлтгэх" тасктай холбож болно.
• Gantt — Gantt диаграм дээр таскуудын хамаарлыг тохируулж, төслийн ажлыг төлөвлөнө. Жишээлбэл, вэбсайт хөгжүүлэх ажил нь дизайн батлагдсаны дараа эхлэхээр хамаарал үүсгэж болно.
• Deadline planning — Ажил эхлэх огноо болон үргэлжлэх хугацааг заахад Bitrix24 нь дуусах хугацааг автоматаар тооцоолно.
• Time tracking — Таскд зарцуулсан хугацааг автоматаар эсвэл гараар бүртгэнэ. Ингэснээр багийн бодит ажлын ачааллыг үнэлж, нөөцийг илүү оновчтой төлөвлөх боломжтой.
• Custom fields — Байгууллагынхаа үйл ажиллагаанд тохируулан өөрийн талбаруудыг нэмж болно. Жишээлбэл, худалдан авалтын хэлтэс "Худалдан авалтын дугаар", "Нийлүүлэгч" зэрэг нэмэлт талбаруудыг үүсгэн ашиглаж болно.

Зөвхөн тухайн таскыг гүйцэтгэхэд шаардлагатай цэсүүдийг ашиглана уу. Шаардлагатай тохиолдолд бусад тохиргоо, боломжуудыг дараа нь дахин нэмэх боломжтой. Бүх мэдээллийг бөглөж дууссаны дараа Create дээр дарна. Ингэснээр таск жагсаалтад үүсэх бөгөөд тухайн тасктай холбоотой бүх харилцаа, хэлэлцүүлэг чат хэсэгт үргэлжилнэ.

Mobile app (Мобайл апп)

Bitrix24-ийн мобайл апп ашиглан хэдхэн алхмын дотор таск үүсгэх боломжтой. Энэ нь компьютер ашиглахгүйгээр шинэ ажил, үүргийг хурдан бүртгэхэд тохиромжтой.

1. Tasks хэсэг рүү орно.
2. Шинэ таск үүсгэхийн тулд + товчийг дарна.

Таскын гарчиг болон товч тайлбар оруулж, ямар ажил хийх шаардлагатайг тодорхойлно. Дараа нь Хариуцагч (Assignee)-ийг сонгож, дуусах хугацааг (Deadline) тохируулна. Та өнөөдөр, маргааш, энэ долоо хоногийн сүүлээр гэсэн бэлэн сонголтуудаас сонгох эсвэл календараас хүссэн огноогоо сонгож болно.

Шаардлагатай бол таскын дараах нэмэлт цэсүүдийг ашиглаж болно.

• Project — Таскыг холбогдох ажлын хэсэг эсвэл төсөлтэй холбож, багийн ажлын хүрээнд нэгтгэн удирдана.
• Flow — Таскыг хэлтсийн Flow руу илгээж, ажилтнуудад автоматаар хуваарилна.
• Files — Баримт бичиг болон зургуудыг галерей, "My files" эсвэл Bitrix24 Drive-оос хавсаргана.
• Checklists — Таскыг жижиг алхмуудад хувааж, гүйцэтгэсэн зүйлсийг тэмдэглэнэ.
• Participants, Observers — Таскыг гүйцэтгэхэд туслах эсвэл явцыг нь хянах ажилтнуудыг нэмнэ.
• Tags — Таскд шошго нэмж, жагсаалтаас хурдан шүүж олоход хялбар болгоно.
• Custom fields — Байгууллагын таскд зориулан тохируулсан нэмэлт талбаруудыг бөглөнө.
• CRM items — Таскыг Deal, Lead, Contact болон Company-тай холбож, хэлтэс хоорондын хамтын ажиллагааг нэгтгэн зохион байгуулна.
• Time tracking — Таскд зарцуулсан хугацааг хянах эсвэл төлөвлөх шаардлагатай бол энэ боломжийг идэвхжүүлнэ.
• Deadline planning — Таскын эхлэх огноо, дуусах огноо болон үргэлжлэх хугацааг тохируулна.

Бүх тохиргоог хийж дууссаны дараа сумтай (→) дүрс дээр дарна. Ингэснээр таск үүсэж, таскын жагсаалтад харагдана.

Таскын гүйцэтгэл болон хяналтын дүрмийг тохируулахын тулд таскыг нээгээд Three dots (…) > Additional settings хэсэгт хандана. Энд дараах тохиргоонуудыг идэвхжүүлэх боломжтой. Үүнд:

• Require task status summary — Хариуцагч (assignee) нь таскыг дууссан гэж тэмдэглэхийн өмнө Task status summary - г заавал бөглөнө.
• Require approval upon completion — Таск дууссаны дараа автоматаар үүсгэгч (creator)-д хянуулахаар илгээгдэнэ. Үүсгэгч (creator) нь үр дүнг батлах эсвэл засварлуулахаар буцаах боломжтой.
• Allow deadline changes — Хариуцагч (assignee) нь дуусах хугацааг зөвшөөрөл авахгүйгээр өөрчлөх боломжтой. Уян хатан хугацаатай ажлуудад энэ тохиргоог ашиглахад тохиромжтой.
• Skip weekends — Хэрэв дуусах хугацаа нь амралтын өдөр эсвэл бүх нийтийн амралтын өдөр таарвал, байгууллагын ажлын хуваарийн дагуу дараагийн ажлын өдөр рүү автоматаар шилжинэ.

ТОВЧ ОЙЛГОЛТ

• Таск нь үүрэг даалгаврыг бүртгэх, оролцогчдын үүргийг хуваарилах, дуусах хугацааг нэг дороос удирдах боломжийг олгодог.
• Та таскыг хурдан (Quick) эсвэл дэлгэрэнгүй (Detailed) маягтаар үүсгэж болно.
• Таск бүр гарчиг, тайлбар, хариуцагч, дуусах хугацаа зэрэг үндсэн мэдээллийг агуулдаг бөгөөд гүйцэтгэлийг хянах, үр дүн шаардах зэрэг нэмэлт тохиргоог хийх боломжтой.
• Checklist, Tags, Time Tracking, Deadline Planning зэрэг нэмэлт боломжууд нь ажлыг илүү цэгцтэй зохион байгуулж, явцыг хянахад тусалдаг.
• Bitrix24 Мобайл апп - аар дамжуулан таскыг хурдан хугацаанд үүсгэх, тохиргоог өөрчлөх, мөн нэмэлт боломжууд байдаг.